Controlling: Personalkosten vs Arbeitsmaterial

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Was darf ein Mitarbeiter PC kosten?

Viele Projektleiter, CIOs und CTOs stellen sich immer wieder diese Frage: Was darf das Equipment meiner Mitarbeiter kosten, sodass das Verhältnis zwischen Arbeitsmaterialien und Mitarbeiterkosten im Einklang ist?

Fangen wir mit einer einfachen Rechnung an: Wir berechnen die Abschreibungszeit für Arbeitsmaterial mit 3 Jahren. Ein Mitarbeiter, der nun 40.000 Euro brutto per anno kostet, verursacht demnach inkl. aller Nebenkosten gerundet ca. 140.000 Euro Kosten in drei Jahren.

Fordert dieser Mitarbeiter, der bereits einen Desktop-PC mit zwei Bildschirmen besitzt, nun einen dritten Monitor für 500,- Euro netto (ohne 19% Mwst.), ergibt sich daraus die einfache Rechnung: 140.000 / 500, was etwa 0,3% entspräche. Wenn nun also der Mehrwert für diesen Mitarbeiter in Sachen Leistung, Zufriedenheit und Ergebnis um 0,3% oder mehr steigen würde mit dieser Investition, dann ist sie somit gerechtfertigt. Das hieße also, wenn der Mitarbeiter pro Tag 90 Sekunden Zeit einsparen würde (durch Fensterwechsel oder das hin- und herschalten von Desktops) wäre diese Investition sinnvoll (8 Stunden sind 480 Minuten und 0,3% davon sind ca. 1,5 Minuten, ergo 90 Sekunden).

Ein anderes Beispiel wär die Aufrüstung von Arbeitsspeicher von 8 GB auf 16 GB. Der Mitarbeiter beklagt sich nun in unserem Beispiel darüber, dass er häufig gegen Abend den Rechner neustarten müsse, da der Arbeitsspeicher von Programmen wie bspw. PhpStorm oder Google Chrome augelastet sei. Leider muss der Mitarbeiter nach dem Neustart auch Programme wie Docker, Grunt etc. neu hochfahren und benötigt dafür ca. 30 Minuten bis alles wieder eingerichtet ist.

Dieser Mitarbeiter verdient nun 50.000,- Euro brutto im Jahr, was ca. 175.000 Euro in drei Jahren entspräche. Wenn man nun also diese 30 Minuten für ca. jeden zweiten Tag berechnet sind dies 15 Minuten am Tag, die verloren gehen, aufgrund des zu niedrigen Arbeitsspeichers. Das ist ein Zweiundreißigstel eines normalen 8-Stunden-Arbeitstages. In drei Jahren entspräche dies ca. 5.500 Euro. Wenn also die Aufrüstung des Arbeitsspeichers 5.500 Euro nicht übersteigt, sollten Sie besser sofort handeln und den Speicher erweitern.

Fazit

Wenn Sie sich unsicher sind, ob eine Erweiterung der Arbeitsmaterialien Ihrer Mitarbeiter wirklich Sinn macht, machen Sie sie lieber. Lediglich in seltenen Ausnahmefällen dürfte eine solche Investition negativ für Ihr Unternehmen sein. Wenn z. B. der Praktikant mit Bruttoverdienst von 700,- Euro monatlich einen 10.000 Euro Rechner verlangt, dieser aber nur bspw. 1% Erhöhung der Arbeitsleistung garantieren würde, wäre ein solcher Fall sicher abzulehnen. Alle anderen Fälle sind aber sehr wahrscheinlich sinnvoll, da Personalkosten bei den meisten Dienstleistungsunternehmen zum größten Kostenfaktor zählen.

Mitarbeiter kosten, aber Sie können dennoch sparen

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